Введён электронный кадровой документооборот

С 22 ноября 2021 года действуют изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ), которым определены основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.

Что представляет собой электронный кадровый документооборот (КЭДО)?

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТK РФ).

КЭДО может применяться:

• при заключении трудовых договоров

• договоров о материальной ответственности

• ученических договоров

• оформлении других кадровых документов

При этом КЭДО нельзя применять при оформлении (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

• трудовых книжек

• сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде

• акта о несчастном случае на производстве (по формам Н-1 и Н-1ПС, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73)

• приказа (распоряжения) об увольнении работника (может составляться по унифицированным формам № Т-8 или Т-8а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем); документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником)

Порядок введения КЭДО

Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости введения КЭДО.

Переходить на КЭДО не обязательно (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Если работодателю удобно оформлять кадровые документы в бумажном виде, то можно продолжать вести их привычным способом.

Работодатель должен уведомить о введении КЭДО работников (соискателей), которые в свою очередь вправе согласиться на ведение их кадровых документов в электронном виде или отказаться от этого (ч. 4 и ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ).

Если письменное согласие не получено, то работодатель не вправе применять КЭДО в отношении работников (лиц, поступающих на работу). Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде.

Работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО не нужно получать у работников, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). В отношении таких работников КЭДО можно вести по умолчанию в случае его применения работодателем.

Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу либо увольнять работника в следующих случаях:

• работник или лицо, принимаемое на работу, отказывается от взаимодействия с работодателем посредством КЭДО (за исключением случая, указанного в ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ)

• у работника или лица, принимаемого на работу, отсутствует электронная подпись

При приеме на работу работник может предъявить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, которая согласована с работодателем (в том числе в электронной форме).

Другие правила (например, представление документов только в бумажном виде) могут быть предусмотрены законодательством РФ.

Кроме того, работодатель может в электронной форме ознакомить работника при приеме на работу с Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с будущей трудовой деятельностью, коллективным договором (при наличии) (ч. 11 ст. 22.2 ТК РФ).

Если работодатель принял решение о введении КЭДО, он должен разработать и утвердить локальный нормативный акт, который определяет:

• информационную систему (системы) для ведения электронного документооборота

• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости)

• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот

• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота

• сведения о дате введения электронного документооборота (не ранее дня истечения срока указанного уведомления)

Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).

Работодатель может вести электронный документооборот с работником (лицом, поступающим на работу) посредством следующих информационных систем: Федеральной государственной информационной системы "Работа в России" (далее – цифровая платформа "Работа в России").

Доступ к ней можно получить, в том числе и через Федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг"; информационной системы работодателя.

Такая система должна обеспечить подписание электронного документа, его хранение, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (работником и работодателем). Это следует из норм ч. 4 и ч. 6 ст. 22.1, ч. 8 ст. 22.3 ТК РФ.

Порядок взаимодействия сторон посредством КЭДО

Порядок взаимодействия сторон при ведении КЭДО работодатель определяет самостоятельно.

Необходимо учитывать специфику деятельности работодателя, его организационные и технические возможности.

Работодателю необходимо локальным нормативным актом утвердить порядок ведения электронного документооборота (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).

Этот ЛНА может предусматривать:

• сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления; порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости)

• исключительные случаи, при которых допускается оформление определенных кадровых документов на бумажном носителе

• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости)

Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии).

Работодатель вправе распространить действующие у него правила электронного документооборота на взаимодействие с дистанционными работниками (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). Стороны трудовых отношений подписывают электронные документы своей электронной подписью.

Конкретный вид электронной подписи зависит от используемой работодателем информационной системы и подписываемых документов (ст. 22.3 ТК РФ). При этом расходы на получение работником электронной подписи (если она отсутствует) и ее использование несет работодатель.

При наличии у работника или лица, поступающего на работу, усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), полученной им ранее, он вправе использовать эту подпись (ч. 12 и ч.13 ст. 22.2 ТК РФ).

Работник, а также лицо, поступающее на работу, может направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения посредством применяемой работодателем системы КЭДО. Это может быть информационная система работодателя или цифровая платформа "Работа в России".

Направленные такими способами электронные документы считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления (ч. 8 и ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ).

Если работнику необходимо подать заявление о выдаче документов, связанных с работой, или заверенных копий таких документов, то работник может это сделать одним из следующих способов (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ):

• подать письменное заявление

• направить заявление в порядке, установленном работодателем: через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя; через цифровую платформу "Работа в России"

Запрошенные работником документы выдаются в течение трех дней со дня подачи заявления способом, который указан в заявлении работника (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ):

• в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом

• в форме электронного документа

Такой документ работодатель может разместить одним из следующих способов:

• на Едином портале государственных и муниципальных услуг (если при ведении КЭДО налажено взаимодействие информационной системы работодателя с данной Федеральной государственной информационной системой)

• в личном кабинете работника на цифровой платформе "Работа в России" (если работодатель использует эту платформу при КЭДО)

При возникновении чрезвычайных ситуаций (катастрофа, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, и др.) работодатель и работник, которые не взаимодействует посредством КЭДО, вправе временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением таких документов на бумажном носителе. Порядок взаимодействия сторон в таких ситуациях регулируется локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 13 ст. 22.3 ТК РФ).

Хранение электронных документов

Работодатель обязан хранить электронные документы в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле.

Это касается и ситуации, когда электронный документооборот ведется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы "Работа в России" (ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ).

При определении сроков хранения документов работодателю необходимо руководствоваться:

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

• Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237

Если работодатель принимал участие в эксперименте по электронному кадровому документообороту и решил продолжать вести КЭДО после окончания эксперимента, он может применять новые правила к возникшим с 16 ноября 2021 года правам и обязанностям. В этом случае работодателю необходимо завершить переход на электронный кадровый документооборот до 1 июля 2022 года (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ).

Основание: Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации"