В письме от 21.08.2019 № АС-4-20/16571@ ФНС России рассказала, в каких случаях нужно применять онлайн-кассу при удержании денежных средств из зарплаты сотрудника.
По мнению контролеров, работодателю не придется применять онлайн-кассу, если часть зарплаты выплачивается в натуральной форме, то есть вместо денег работодатель передает сотруднику товары (услуги, работы). Выплата зарплаты в натуральной форме и удержание денег из зарплаты сотрудника за такие услуги (товары, работы) должны быть предусмотрены коллективным или трудовым договором. Расчета для целей онлайн-ККТ в этом случае не возникает (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Обратите внимание, что натуральная доля зарплаты не может превышать 20 процентов (ст. 131 ТК РФ).
Не является расчетом и не требует применения онлайн-кассы удержание из зарплаты компенсации затрат в связи с трудовой деятельностью сотрудника. Примером служит утрата или порча имущества работодателя, приобретение бланка трудовой книжки.
Работодателю также не придется пробивать кассовый чек, если он удерживает денежные средства у сотрудника за оказанные третьими лицами услуги (товары, работы). Например, когда сторонняя организация предоставляет сотрудникам питание, мобильную связь, парковочные места и прочее, а работодатель удержанные у сотрудников деньги перечисляет этим организациям в качестве оплаты. В этом случае работодатель сам товары (работы, услуги) сотруднику не реализует, расчета в целях применения онлайн-касс не возникает. Минфин России с этим соглашается (письма от 25.01.2019 № 03-01-15/4355, от 04.12.2018 № 03-01-15/87763).
А нужно ли работодателю при удержании у сотрудника вообще когда-либо применять онлайн-кассу? Как поясняет налоговая служба, пробивать кассовый чек работодатель обязан (независимо от способа расчета), если реализует сотруднику собственные товары (работы, услуги). Причем это не предусмотрено трудовым договором и не является оплатой труда. В таком случае момент расчета определяется в соответствии с договором на реализацию таких товаров (работ, услуг). Рекомендуем применять онлайн-кассу в момент выплаты (удержания) зарплаты сотруднику.
В программе "1С:Бухгалтерия 8" данные об удержаниях из зарплаты, по которым необходимо пробивать кассовые чеки, загружаются в документ "Отражение зарплаты в бухучете" (из "1С:Зарплата и управление персоналом", ред. 3) или в документ "Зарплата (ЗУП 2.5, ЗиК 7.7)" (из предыдущих версий зарплатных программ). Далее по кнопке "Чеки" в этом документе создаются записи в регистр сведений "Очередь чеков ККТ" (сформированные чеки ставятся в очередь до момента выплаты зарплаты). В момент выплаты зарплаты кассир должен пробить ранее сформированный чек на удержание (в регистре сведений "Очередь чеков ККТ" (раздел "Банк и Касса – Очередь чеков ККТ") по кнопке "Фискализировать чек на ККТ".
Если расчет зарплаты ведется в программе "1С:Бухгалтерия 8", то для чеков ККТ на удержание используется документ "Корректировка долга".