Нужно ли вести кассовую книгу и другие кассовые документы, если используется онлайн-касса?

Организация, которая применяет онлайн-кассу, должна вести кассовую книгу.
Формы КМ-1 – КМ-9 применять необязательно.
Наличные денежные средства, поступающие в главную кассу, а также наличные, выдаваемые из главной кассы, торговая организация должна учитывать в кассовой книге.
Записи в кассовой книге производятся по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, которые оформляются на полученные (выданные из главной кассы) наличные денежные средства (абз. 1, 3 п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
ПКО и РКО могут оформляться в конце смены на основании кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе (п. 4.1 Указания № 3210-У).
В этом случае на всю сумму наличных, полученных в операционную кассу (онлайн-кассу) за смену (за вычетом возвращенных наличных), оформляется один ПКО, о котором делается запись в кассовой книге.
Суммы безналичной оплаты (эквайринг, оплата через онлайн-банк и др. виды безналичных расчетов), которые проходят через онлайн-кассу, в приходном кассовом ордере не отражаются и в кассовую книгу не попадают. 

Если в течение дня наличные в главную кассу не вносили (из главной кассы не выдавали), записи в кассовую книгу не вносятся (абз. 6 п. 4.6 Указания № 3210-У). 

Таким образом, новый порядок применения кассовой техники не отменяет обязанности организации (независимо от системы налогообложения) вести кассовую книгу. 

Поэтому если организация использует онлайн-кассу, вести кассовую книгу все равно необходимо. 

Вместе с тем кассовые документы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132, к законодательству о применении контрольно-кассовой техники не относятся и являются необязательными. 

Речь идет о формах: 

• КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины"

• КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию"

• КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам"

• КМ-4 "Журнал кассира-операциониста"

• КМ-5 "Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста"

• КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста"

• КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации"

• КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ"

• КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы"

(См. письма Минфина России от 13.08.2019 № 03-11-11/61091, от 16.06.2017 № 03-01-15/37692, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, направлено письмом ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@, письмо ФНС России от 31.03.2017 № ЕД-4-20/6050).