Оформление договоров в электронном, а не бумажном виде становится всё более распространенной практикой. Возможность дистанционного заключения сделок через интернет законодательно закреплена в Гражданском кодексе РФ. В соответствии с ним, такой документ может быть равен по юридической силе обычному, однако он должен быть правильно заверен. В большинстве случаев для этого необходима квалифицированная ЭЦП. Если такой подписи нет, сделка может быть признана недействительной.
При заключении договоров в электронном виде полезно учитывать несколько ключевых нюансов. Первый из них – выбор вида ЭЦП: простая, усиленная или квалифицированная. Последняя полностью приравнивается к собственноручной подписи физического лица или руководителя организации. Поэтому, если она есть у обеих сторон сделки, можно сразу же оформлять договор. Если же был выбран простой или усиленный вариант, необходимо предварительно заключать дополнительные соглашения, в которых будет утвержден способ обмена документацией и вид используемой ЭП.
Стороны могут обмениваться электронными договорами как самостоятельно (по e-mail), так и через посредника – оператора. В последнем случае стоимость заключения сделки несколько возрастает, однако появляется и ряд плюсов. Например, оператор может выступать в качестве третьей, независимой стороны при судебных разбирательствах и в других спорных ситуациях. Кроме того, он берет на себя обязанность хранить архив пересылаемой документации, поэтому при необходимости можно будет легко восстановить потерянные файлы.
Использование договоров, заключенных с контрагентом дистанционно в соответствии с требованиями действующего законодательства, очень удобно для бизнеса разного масштаба. Максимальный положительный эффект можно получить, если компания уже перешла на электронный документооборот и в других сферах. Например, используя ЭЦП, можно быстро сдавать отчетность в ФНС и другие государственные инстанции. Это позволяет существенно разгрузить бухгалтерию, оптимизировать многие рабочие процессы.
Кроме того,
электронно-цифровая подпись значительно расширяет возможности для участия в аукционах и тендерах. Для многих площадок ее наличие является обязательным условием, поэтому таким образом можно расширить рынки сбыта продукции или услуг, найти новых клиентов, в том числе крупных
