1С:Государственные и муниципальные закупки 8

Назначение

Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» обеспечивает автоматизацию всех этапов подготовки и размещения заказа на закупку товаров, работ и услуг.

Программа предназначена для применения:

• государственных и муниципальных учреждений разного уровня, закупочная деятельность которых регламентируется Федеральным законом 44-ФЗ главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств, выступающими в роли государственных (муниципальных) заказчиков;
• органами государственной и муниципальной власти, уполномоченными органами, осуществляющими функции по размещению заказа; специализированными организациями — юридическими лицами, которые привлекаются заказчиками или уполномоченными органами для осуществления функций по размещению заказа;
• организаций и учреждений, закупочная деятельность которых регулируется Федеральным законом 223-ФЗ (государственные и муниципальные унитарные предприятия, автономные учреждения, государственные корпорации и др).

Внедрение программного продукта «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» позволит оптимизировать и упростить процесс подготовки документов и принятия решений на разных этапах подготовки и проведения торгов — и для специалиста, готовящего документацию по проведению торгов, и для комиссии, в задачи которой входит рассмотрение и оценка заявок участников размещения заказа.

Систематизация данных в виде структурированных документов и многократное использование занесенной в систему информации позволят снизить объем операторской нагрузки и повысить качество подготавливаемых документов. А это, в свою очередь, снизит сложность внесения изменений в готовую документацию (конкурсную, аукционную и т.д.).

Применение программы «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» поможет избежать ошибок на этапе формирования документации и проводить процедуры размещения заказов с учетом всех требований законодательства.

Особенности внедрения программного продукта у заказчиков, закупочная деятельность которых регулируется Федеральным законом №223-ФЗ Феральный закон 223-ФЗ дает право каждой организации производить закупки любыми способами при условии, что порядок таких закупок закреплен в Положении о закупках организации.

Положения о закупках сильно различаются – и по набору способов закупок и по порядку их проведения. Очень важно понимать, что все нюансы закупочного процесса организаций, подпадающих под действие 223-ФЗ, учесть в типовом решении невозможно. Соответственно, при внедрении потребуется активное участие партнеров в части доработки системы под особенности каждого клиента.

Функциональные возможности

Механизм настройки способов закупок

Организация, осуществляющая закупочную деятельность в рамках 223-ФЗ, вправе предусматривать в Положении о закупках свои способы определения поставщиков.

Для возможности гибкой настройки способов закупок в конфигурации реализован конструктор, позволяющий:

• Настроить содержание описательной части закупки
• Определить перечень стандартных и специфических требований к участникам закупок
• Установить критерии и подкритерии оценки предложений и порядок их расчета
• Выделить этапы проведения закупки, предусмотренные
• Положением о закупках
• Настроить печатные формы документов
• Справочник продукции

В системе предусмотрено формирование собственного иерархического справочника (классификатора) товаров, работ и услуг «Продукция» с описанием характеристик и потребительских свойств.

Можно вести учет закупаемой продукции в разрезе:

• ОКП (общероссийский классификатор продукции);
• ОКДП (общероссийский классификатор экономической деятельности, продукции и услуг);
• ОКПД (общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности);
• Номенклатура.
• Использование классификаторов для идентификации продукции необходимо для формирования различных форм отчетности в разрезе определенных групп и видов продукции.

В справочнике продукции предусмотрена возможность сбора продукции по группам.

При этом формирование групп осуществляется пользователями самостоятельно. Для удобной работы пользователя при больших объемах вводимой информации предусмотрено два режима ввода данных о закупаемой продукции — непосредственно в справочнике «Продукция», и при заполнении документов системы. Поскольку в программе можно вести учет закупок товаров, работ и услуг нескольких заказчиков, предусмотрена возможность настройки видимости данных справочника «Продукция» для пользователей.

Ограничение данных производится по учреждению, к которому относится пользователь системы.

Например, пользователю конкретного учреждения могут быть доступны данные, введенные пользователями только данного учреждения, или данные, введенные пользователями других учреждений.

Реализована возможность настройки прав пользователей на редактирование (модерирование) данных справочника.

Сбор заявок (потребностей) подразделений или подведомственных учреждений

Программный продукт позволяет автоматизировать процесс сбора заявок от подведомственных организаций на проведение торгов.

В состав данного блока входят следующие функции:

• Сбор и регистрация заявок заказчиков;
• Автоматическое формирование лотов заявки на основании данных плана закупок;
• Автоматическое формирование лотов закупки на основании данных заявок;
• Планирование закупок и формирование плана закупок

В программном продукте реализован блок планирования закупок, который предоставляет пользователю следующие возможности:

• сбор плановых заявок подразделений или подведомственных учреждений;
•  автоматическое формирование плана закупок на основании плановых заявок;
•  автоматическое формирование плана-графика закупок на основании плана закупок автоматическое формирование закупки на основании строк плана-графика закупок.

Также предусмотрено: создание заявок на закупку, формирование аналитических отчетов, позволяющих оценить процент исполнения плана закупок и заключенных контрактов, а также экономию, полученную в результате проведения процедур закупок.

Подготовка и размещение заказа

Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» автоматизирует основные способы закупок, регламентируемые федеральным законом №44-ФЗ, такие как:

• конкурс открытый/закрытый конкурс;
• открытый/закрытый конкурс с ограниченным участием;
• открытый/закрытый двухэтапный конкурс;
• открытый/закрытый двухэтапный конкурс с ограниченным участием. аукцион;
• открытый аукцион в электронной форме;
• запрос котировок;
• запрос предложений; предварительный отбор;
• закупка у единственного поставщика.

В системе можно отразить все этапы размещения заказа — от создания комиссии (конкурсной, аукционной, котировочной), до формирования пакета документации и публикации в средствах массовой информации.

Информация о проводимых закупках вводится в систему в четко структурированном виде с использованием электронных документов и фиксируется в журнале закупок.

Объединение лотов

Для организации эффективной работы пользователей в системе реализован механизм, позволяющий формировать лоты плана закупок и закупки путем объединения выбранных лотов, производится объединение лотов, выбранных пользователем.

Объединение продукции

При формировании лотов конкурса или аукциона заказчиком либо уполномоченным органом может возникнуть потребность в объединении продукции. Например, когда конкурс проводится на основании поступивших главному распорядителю заявок от подведомственных ему учреждений, содержащих одноименную продукцию. Для решения такой задачи в системе реализован механизм объединения продукции. Объединение одноименной продукции производится в рамках одного лота плана закупок или закупки по решению пользователя.

Также в системе предусмотрена возможность перемещения продукции между лотами.

При этом при переносе продукции автоматически пересчитывается цена лотов. Механизмы объединения и переноса продукции, реализованные в «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» позволят заказчику или уполномоченному органу, оптимальным образом сформировать предмет закупки.

Подготовка пакета документации

Всю необходимую документацию:

• извещение о проведении конкурса;
• извещение о проведении аукциона;
• извещение о проведении открытого аукциона в электронной форме;
• извещение о проведении запроса котировок;
• извещение о проведении запроса предложений;
• извещение о проведении предварительного отбора;
• извещение о проведении закупки у единственного поставщика;
• конкурсная документация;
• документация об аукционе;
• документация об открытом аукционе в электронной форме;
• документация запроса предложений;
• можно сформировать в системе автоматически на основании введенных данных.

Формирование документации производится с помощью системы отчетов в виде отдельных файлов в формате word-xml, которые можно сохранить в любой нужный формат — .doc, .rtf и др.

Для каждого типа документа — будь то извещение или конкурсная документация, применяются встроенные шаблоны. При этом шаблоны являются настраиваемыми, то есть пользователь всегда может определить порядок отражения информации так, как это ему требуется.

Система автоматически рассчитывает параметры формирования отчетов и предлагает пользователю наиболее оптимальный вариант. Подобный механизм позволяет сократить время на подготовку качественной документации, поскольку сформированные в автоматическом режиме печатные документы не требуют дополнительной доработки пользователем.

Предварительный отбор и выбор поставщика

Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» автоматизирует регистрацию заявок, поданных участниками размещения заказа на участие в конкурсе, аукционе или запросе котировок. По каждой заявке участника можно ввести всю необходимую информацию — сведения об участнике, предоставленных в составе заявки документах, предлагаемой продукции с указанием ее функциональных характеристик и цены и др. Предусмотрена регистрация изменений, вносимых в заявки участников размещения заказа, а также регистрация отзывов заявок. В системе реализован механизм рассмотрения заявок участников на соответствие установленным требованиям. В частности можно произвести детализированное рассмотрение заявки на: наличие требуемых документов; соответствие предоставленных документов требованиям; соответствие условий исполнения контракта, предложенных участником и являющихся критериями оценки, требованиям заказчика.

В системе реализован набор аналитических отчетов, данные которых могут использоваться комиссиями на этапах рассмотрения и оценки заявок участников размещения заказа. Для каждой заявки участника можно посмотреть предварительные решения, сформированные системой автоматически на основании введенных данных. Для количественных критериев оценки заявок участников размещения заказа, установленных в конкурсной документации, расчет бальных оценок производится системой автоматически. Оценка заявок участников размещения заказа по не численным критериям осуществляется путем отражения в программе баллов, выставленных членами комиссии и экспертами по каждому критерию. Присвоение мест заявкам участников размещения заказа производится автоматически. Для отражения в системе процедуры проведения торгов в форме открытого аукциона предназначено автоматизированное табло аукциона. Табло отражает информацию об объявленной цене, шаге аукциона, а также данные о последнем и предпоследнем предложениях, поступивших от участников аукциона. Все ставки, сделанные участниками аукциона, фиксируются в системе.

Для отражения результатов работы комиссии в системе реализованы все виды протоколов:

• Конкурс
• Протокол вскрытия заявок;
• Протокол рассмотрения и оценки заявок;
• Аукцион
• Протокол рассмотрения заявок;
• Протокол проведения аукциона;
• Открытый аукцион в электронной форме
• Протокол рассмотрения первых частей заявок участников;
• Протокол рассмотрения вторых частей заявок участников;
• Запрос котировок
• Протокол рассмотрения и оценки;
• Запрос предложений
• Протокол вскрытия, рассмотрения и оценки заявок;
• Протокол подведения итогов;
• Протоколы можно сформировать в печатном виде автоматически.

При этом их формирование производится в виде отдельных файлов в формате word-xml, которые можно сохранить в любой нужный формат — .doc, .rtf и др. Для формирования протоколов используется механизм настраиваемых шаблонов, набор которых может быть расширен исходя из потребностей пользователей.

Регистрация контрактов

Программа предусматривает регистрацию первичных сведений о контрактах, заключенных по итогам проведения торгов, сведений об изменении контракта, и формирования реестра контрактов. В случае исполнения или прекращения контракта такие сведения также регистрируются в системе.

Отчеты

Для оперативного мониторинга исполнения плана закупок в программном продукте «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» реализованы отчеты, позволяющие оценить процент исполнения плана по следующим стадиям:

• Исполнение плана закупок на стадии сбора заявок на закупку;
• Исполнение плана закупок на стадии проведения закупок;
• Исполнение плана закупок на стадии заключения контрактов.

Обмен с Общероссийским Официальным сайтом Российской Федерации (http://www.zakupki.gov.ru):

• выгрузка плана закупок;
• выгрузка извещения и документации о закупке;
• загрузка протоколов проведения закупок с сайта http://www.zakupki.gov.ru для организаций и учреждений, закупочная деятельность которых регулируется Федеральным законом 223-ФЗ;
• выгрузка сведений о контрактах.

Механизм согласования документов

В программном продукте «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» реализованы принципы конвейерной обработки и применяется механизм согласования документов, который представлен:

• Системой состояний, позволяющей проводить последовательное согласование документов подразделениями
• Заказчика при наличии четкой схемы визирования;
• Маршрутами согласования отдельных документов, необходимыми для детализации процедуры согласования конкретных документов, в случае отсутствия жестко установленной схемы визирования.

Система состояний

Система состояний предназначена для возможности идентификации этапа – согласование, утверждение, рассмотрение и т.д., на котором в текущий момент находится та или иная закупка (соответствующий ей электронный документ).

Переход между состояниями может производиться в двух режимах: по решению пользователя — например, на стадии согласования и утверждения конкурсной документации, публикации информации о закупке на сайте и др.; автоматически — при регистрации в системе различных протоколов (вскрытия заявок, рассмотрения заявок и т.д.) и их проведении.

Возможности программы позволяют:

• Упорядочить процесс визирования и согласования документов;
• Производить переход между состояниями, как в автоматическом режиме, так и по решению пользователя;
• Производить контроль корректности заполнения документа при смене состояния;
• Привязать операции, производимые с документом, к определенным состояниям;
• Выполнять различные действия при выполнении перехода между состояниями;
• Производить настройку системы состояний под требования пользователей;
• Пользователям системы с правами администратора предоставлен механизм настройки системы состояний под потребности конкретного пользователя.

Система состояний хорошо подходит для отражения процесса взаимодействия учреждений, главных распорядителей, финансового и уполномоченного органов. Хорошо подходит для отражения процесса в небольшой организации, то есть там, где цепочка инстанций фиксирована, и настраивается однажды при внедрении.

Но существуют организации, в которых одна закупка должна пройти через одних начальников, а другая через других, и набор этих лиц определяется фактически на старте согласования.

Для этого предназначены маршруты согласования документов.

Маршруты согласования отдельных документов

Маршрут согласования – это упорядоченный набор взаимосвязанных между собой этапов. Реализованный механизм позволяет полностью настроить маршрут в режиме предприятия. При этом настройки маршрутов никак не связаны со спецификой самих документов. Маршрут может быть настроен таким образом, что какие-то этапы будут выполняться последовательно, а какие-то параллельно. Для каждого документа в системе настраивается типовой маршрут, который может быть изменен в процессе согласования. Для пользователей, участвующих в процессе согласования, разработан максимально простой и удобный интерфейс работы с документами, будь то протоколы или документы закупок. На форме отображается список только тех документов, которые данному сотруднику (пользователю) необходимо согласовать. Непосредственно из этой формы пользователь может открыть документ, согласовать или отклонить документ. После согласования/отклонения документ пропадет из списка. Если в организации параллельно остается работа с документами в бумажном виде, и требуется видеть на каком этапе находится согласование документа, а также оценить - кто задерживает процесс, то для таких целей в системе фиксируются дата и время, когда сотрудник приступил к согласованию, и дата и время, когда сотрудник принял решение.

Контроль документов

Для уменьшения количества ошибок, допускаемых при вводе данных, и связанных с большими объемами вводимой информации и сложной структурой документов, в программе реализован механизм контроля документов. Контроль можно выполнять в автоматическом режиме (при смене состояний документа) или принудительно по инициативе пользователя. В первом случае процедура контроля будет вызываться при изменении состояния документа (переходе в другое состояние). Для информирования пользователя о случаях обнаружения системой некорректно введенных данных в программу включена система уведомлений.

Так, если пользователь указал сроки проведения процедуры, с превышением пределов регламентированных законом, или не заполнил обязательные реквизиты документа, на экран будет выведено окно со списком ошибок. При этом, щелкнув по строке, содержащей описание ошибки, можно перейти непосредственно к тому реквизиту документа, при заполнении которого была допущена ошибка.

Загрузка классификаторов

Программа предусматривает загрузку справочников и классификаторов:

• бюджетных классификаторов (доходы, расходы, КОСГУ источники финансирования дефицита бюджета); ОКП (общероссийский классификатор продукции);
• ОКДП (общероссийский классификатор экономической деятельности, продукции и услуг);
• ОКЕИ (общероссийский классификатор единиц измерения);
• классификатора БИК (справочник банковских идентификационных кодов участников расчетов на территории Российской Федерации);
• адресных классификаторов ФНС;
• ПРОФ версия программного продукта «ПРОФ» версия программного продукта предполагает проектное внедрение с участием разработчиков.